Współczesne biura rachunkowe stają przed wieloma wyzwaniami, które wymagają nie tylko wysokich kwalifikacji, ale także doskonałej organizacji pracy oraz umiejętności dostosowania się do różnorodnych potrzeb klientów. W dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym i podatkowym, efektywne zarządzanie czasem i zasobami jest kluczowe. Coraz więcej biur rachunkowych sięga po nowoczesne technologie, aby sprostać tym wymaganiom. Jednym z rozwiązań, które zyskało na znaczeniu, jest system ERP (Enterprise Resource Planning) w chmurze. W tym artykule omówimy korzyści z wdrożenia takiego systemu na podstawie case study firmy Itmation, która współpracowała z biurem rachunkowym MBR Księgowość.
Wyzwania w pracy biura rachunkowego
Praca w biurze rachunkowym to nie tylko obsługa księgowa, ale także zarządzanie kadrami, doradztwo podatkowe oraz reprezentowanie klientów przed urzędami. Różnorodność zadań wymaga ciągłej aktualizacji wiedzy, a także stosowania narzędzi, które pozwolą na automatyzację i optymalizację procesów. Przedsiębiorstwa te muszą być elastyczne, aby sprostać oczekiwaniom klientów, a jednocześnie efektywne, by działać pod presją czasu.
InsERT dla biura rachunkowego
Jednym z rozwiązań, które sprawdziło się w biurze rachunkowym MBR Księgowość, jest system ERP InsERT, wdrożony i zarządzany przez Itmation. MBR Księgowość to krakowskie biuro rachunkowe, które od 2016 roku świadczy pełną obsługę księgowo-kadrową dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych spółek. Oprócz standardowych usług, biuro to oferuje także reprezentowanie swoich klientów przed urzędami, takimi jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Firma opiera swoje działanie na indywidualnym podejściu do każdego klienta, kładąc duży nacisk na edukację swoich zleceniodawców w zakresie zmian w przepisach podatkowych i prawnych.
Od początku działalności MBR Księgowość korzysta z produktów InsERT – jednego z czołowych producentów systemów ERP w Polsce. Wybór ten był podyktowany zarówno popularnością rozwiązań tego producenta, jak i ich zgodnością z wymogami prawnymi oraz funkcjonalnością, która ułatwia codzienną pracę. Szczególnie zadowolenie wzbudziła Linia Pro, oferująca zaawansowane funkcje, które znacząco usprawniają pracę biura.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP w chmurze
1. Automatyzacja procesów
Wdrożenie systemu ERP w chmurze pozwala na automatyzację wielu rutynowych procesów, takich jak księgowanie, rozliczenia podatkowe, generowanie raportów oraz zarządzanie płacami. Dzięki temu pracownicy biura rachunkowego mogą skupić się na bardziej wymagających zadaniach, takich jak doradztwo podatkowe czy obsługa klienta.
2. Aktualizacja w czasie rzeczywistym
System ERP w chmurze, taki jak InsERT, gwarantuje, że biuro rachunkowe zawsze pracuje na najnowszej wersji oprogramowania, co jest kluczowe w przypadku częstych zmian w przepisach podatkowych i księgowych. Automatyczne aktualizacje eliminują ryzyko błędów wynikających z przestarzałych danych czy niekompatybilności z nowymi regulacjami prawnymi.
3. Bezpieczeństwo danych
Dane przechowywane w chmurze są chronione zaawansowanymi mechanizmami zabezpieczeń, takimi jak szyfrowanie, autoryzacja dostępu oraz regularne kopie zapasowe. Itmation zapewnia, że dane klientów MBR Księgowość są bezpieczne i dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób, co minimalizuje ryzyko naruszenia poufności informacji.
4. Dostępność i elastyczność
Praca w chmurze pozwala na dostęp do systemu ERP z dowolnego miejsca i urządzenia, co jest niezwykle istotne w przypadku pracy zdalnej lub w terenie. Elastyczność systemu umożliwia również łatwe skalowanie zasobów w miarę rozwoju firmy, co jest szczególnie ważne dla biur rachunkowych obsługujących rosnącą liczbę klientów.
5. Integracja z innymi narzędziami
System ERP InsERT w chmurze oferuje szerokie możliwości integracji z innymi narzędziami, takimi jak systemy CRM, aplikacje do zarządzania projektami czy narzędzia analityczne. Dzięki temu biuro rachunkowe może korzystać z kompleksowego ekosystemu narzędzi wspierających różne aspekty działalności.
Case study: Wdrożenie systemu ERP w MBR Księgowość
Współpraca MBR Księgowość z Itmation to doskonały przykład, jak system ERP w chmurze może zrewolucjonizować pracę biura rachunkowego. Przeniesienie systemu do chmury pozwoliło na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz poprawę jakości obsługi klientów. Dzięki automatyzacji i centralizacji danych, MBR Księgowość mogło skoncentrować się na rozwoju swojej oferty i zwiększeniu zadowolenia klientów, co w efekcie przełożyło się na wzrost liczby zleceń i rozwój firmy.
Jednym z kluczowych aspektów wdrożenia była możliwość pracy zdalnej, która stała się szczególnie ważna w kontekście pandemii COVID-19. System ERP w chmurze umożliwił pracownikom MBR Księgowość elastyczność w wykonywaniu obowiązków, niezależnie od miejsca, co pozwoliło na utrzymanie ciągłości operacyjnej nawet w trudnych warunkach.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu ERP w chmurze to strategiczny krok dla biur rachunkowych, które chcą nie tylko zwiększyć swoją efektywność, ale także zapewnić najwyższy poziom obsługi klienta. Przykład MBR Księgowość pokazuje, jak technologia chmurowa może wspierać codzienną pracę i przyczynić się do rozwoju firmy. Dzięki współpracy z Itmation, biuro rachunkowe może skupić się na tym, co najważniejsze – na dostarczaniu wartości dla swoich klientów, mając pewność, że technologia działa na ich korzyść.
Źródło:
Artykuł sposnorowany